7.1. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO
7.1.1. CONCEPTO Y FORMAS
El Técnico en Racionalización se ocupa de analizar los problemas de estructura y procedimientos de una empresa a fin de solucionarlos, para lograr los objetivos de la Organización.
Para esto utiliza diferentes herramientas; el Cuadro de Distribución del Trabajo, las Normas para el Diseño de Formularios, el Análisis y Diseño de Procedimientos Administrativos y la Distribución Espacial de Oficinas. Contaremos con dichas herramientas para llevar a cabo un trabajo de simplificación en busca de obtener la máxima eficiencia en la labor de la Organización.
El estudio de la Distribución del trabajo.
Uno de los principios fundamentales de toda buena administración es la adecuada división del trabajo
Siempre que existan dos o más personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución del trabajo, para analizar la labor de estas personas, se utiliza el Cuadro de Distribución del Trabajo (CDT).
El Cuadro de Distribución del Trabajo (CDT) es el primer instrumento a utilizar, por ser sencilla y de bajo costo en su aplicación, gracias a éste, obtendremos indicios de puntos débiles del servicio analizado, cuyo estudio debemos profundizar posteriormente con otras técnicas.
Vinculación del CDT con otras técnicas de O y S
Estructura Organizativa
Esta disciplina nos muestra como se organiza el trabajo en la empresa, cuales son las unidades administrativas existentes y la relación que tienen entre sí.
Estos aspectos están expresados formalmente en el Organigrama de la Empresa y en los Manuales de Organización y Funciones. En ese tema, se habló de funciones de los órganos y actividades necesarias para el logro de las mismas. Con el CDT avanzaremos un paso más en el nivel de detalle y estudiaremos también las tareas por puesto de trabajo.
Diagrama de Procedimientos
Un Procedimiento es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones y de su forma o método de ejecución. Mediante el estudio de Procedimientos veremos como se lleva a cabo una actividad paso a paso, operación por operación. En esa secuencia de operaciones intervendrán distintos empleados, cuya actuación en el procedimiento constituye un subconjunto del total de tareas que tiene asignadas. El total de tareas desempeñadas es materia de estudio del CDT.
Diseño de Formularios
Los formularios son los soportes de un procedimiento, por ejemplo: “Partes Diarios de Inasistencia de Personal”, “Registro de Proveedores”, “Orden de Compra”, etc.
Si tomara demasiado tiempo el llenado del formulario, nos da la pauta que su diseño no es el adecuado, motivando su revisión.
Distribución Espacial de Oficinas
Una correcta distribución del espacio físico ayuda a acortar recorridos y a eliminar demoras innecesarias.
7.1.2. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO. NOCIONES
La Técnica del Cuadro de Distribución del Trabajo.
Aplicación
Un programa de simplificación del trabajo a nivel de Unidad Administrativa suele comenzar con el análisis de la distribución del mismo.
Algunas razones que justifican el conocimiento de la distribución existente pueden ser:
Se han recibido quejas denotando sobrecargas de trabajo, que pueden darse en forma constante o en forma aislada.
Se necesita información como datos de base para acometer una reorganización general.
Se quiere clasificar los puestos de trabajo para adaptar la plantilla de personal a las necesidades reales.
Se desea analizar las actividades realizadas, en términos de su contribución positiva a la consecución de los cometidos asignados formalmente.
En resumen, se trata de conocer la relación existente entre “lo que se hace”, “quién lo hace” y “cuanto representa”, con “lo que debería hacerse”, “quién lo debería hacer” y “cuánto debería representar”.
Conceptos Básicos:
Funciones: Conjunto de actividades.
Actividades: Conjunto de tareas
Tareas: Representan la desagregación mínima de la organización estructural
Para aplicar esta técnica, como cualquier otra actividad de racionalización administrativa debemos aplicar la metodología de Organización y Sistemas.
1- Preparación del estudio.
2- Relevamiento de información.
3- Diagnóstico de la situación actual.
4- Diseño de soluciones.
5- Informe final.
6- Implantación.
La etapa de relevamiento se verá facilitada si para estas indagaciones utilizamos formularios previamente diseñados a tales efectos. Los formularios utilizados suelen ser:
v lista de actividades: es la relación de actividades encomendadas a una unidad administrativa en un momento determinado. Esta lista se obtiene siempre del Jefe de la Unidad; deben anotarse en ella actividades generales y no en detalle en forma concisa y clara.
v Lista de tareas: es la relación de los trabajos encomendados a un puesto de trabajo en un momento determinado. La misma deberá obtenerse siempre de los propios titulares, pues nadie mejor que ellos sabe lo que realmente hacen. Generalmente se aconseja tomar la unidad de tiempo semana como el período óptimo a qué referirse para completar el ciclo completo de trabajo de un empleado. Si la tarea es realizada con frecuencia mayor a una semana, se deberá clasificar según se realice en forma diaria, semanal, mensual o esporádica.
Para obtener una mejor comunicación entre el Analista de O y S y el empleado es conveniente previamente explicar a éste el motivo y alcance del estudio.
Þ Cuadro de distribución de trabajo (CDT): es la representación gráfica del conjunto de actividades y tareas que se realizan en una Unidad en un momento determinado. Nos muestra en forma esquemática y sintetizada toda la información obtenida mediante la Lista de actividades y las Listas de Tareas correspondientes a cada puesto de trabajo.
Características del CDT
ž Es una herramienta de Organización y sistemas.
ž Es un cuadro de doble entrada y se obtiene por la consolidación de las Listas de Tareas de todos los trabajadores de la Unidad incluido el jefe.
ž Es de aplicación sencilla.
ž Tiene un bajo costo.
ž Se asimila a una “fotografía” de lo que se hace en una Unidad.
ž Es un resumen de información.
ž Sirve para realizar un primer diagnóstico.
ž Permite clasificar las tareas en físicas o mentales, periódicas u ocasionales.
Análisis del Cuadro de distribución de trabajo
Una vez diseñado este Cuadro nos permite analizar tres aspectos:
Þ Con respecto a las actividades (análisis vertical, columna de la izquierda):
¿QUÉ? ¿de qué se trata?
ü ¿Hay actividades sin relación con la función o cometidos de los que sea responsable el servicio?
ü ¿Todas las actividades necesarias para el perfecto cumplimiento de la función figuran en el cuadro?
¿QUIÉN? ¿a quién corresponde?
ü ¿Si hay actividades que no tienen relación con la función, podrán ser desempeñadas por otra Unidad?
ü ¿Si hay actividades que también realiza otra Unidad, no podría eliminarse tal duplicación? ¿a cuál de los servicios compete su realización?
¿CUÁNDO?
ü ¿la carga total de trabajo que representan diversas actividades está distribuida con regularidad durante el período de referencia o presenta picos de trabajo en ciertos días?
¿CUÁNTO?
ü ¿justifica el tiempo empleado por el personal para el cumplimiento de cada una de las actividades en relación a la importancia relativa de cada una de ellas?
Þ Con respecto al conjunto de tareas (análisis de tareas por actividad, líneas horizontales):
¿QUÉ? ¿de qué se trata?
ü ¿Cuáles son las tareas necesarias para la realización de la actividad considerada?
ü ¿Están todas consideradas y asignadas?
ü ¿Hay tareas inútiles o repetidas?
ü ¿Existen tareas de control? ¿Estas tareas dan más beneficios que lo que cuestan realizarlas?
ü ¿Hay tareas de apoyo? ¿a éstas se les dedica el tiempo adecuado?
¿QUIÉN? ¿a quién corresponde?
ü ¿Si todas las tareas relacionadas con la actividad son realizadas por una o por varias personas, sería aconsejable distribuirlas entre un mayor numero de empleados?
ü ¿Si estas tareas se le asignan a varias personas, a cuántas de ellas es deseable que se le asigne la responsabilidad?
ü ¿Están las tareas en relación con la categoría o calificación del titular?
¿CÓMO?
ü ¿Es conveniente distribuir las tareas para un trabajo en cadena o es mejor distribuirlas para un trabajo en varias líneas paralelas?
Þ Con respecto a las tareas por puesto de trabajo análisis vertical, columnas de la derecha):
¿QUIÉN?
ü ¿Se adecúa la calificación del empleado a las tareas que tiene asignadas?
ü ¿La competencia y habilidades del personal se emplean a pleno tiempo? ¿En qué proporción de tiempo el personal calificado emplea sus conocimientos?
¿QUÉ?
ü ¿Es adecuado el grado de especialización de los empleados? ¿Se pierde el interés de acuerdo a la monotonía de las tareas?
ü ¿Es notoria la heterogeneidad de las tareas asignadas? ¿las tareas corresponden a diversas actividades por lo tanto se reduce la eficacia?
¿CÓMO?
ü ¿El empleado está sobrecargado y en consecuencia susceptible a una baja en su rendimiento debido al cansancio?
ü ¿El trabajo está distribuido equitativamente entre los distintos empleados? ¿hay empleados ociosos y otros que no logran ponerse al día en sus tareas?
¿CUÁNDO?
ü ¿Está bien distribuido la carga de trabajo en tareas difíciles y periódicas?
ü ¿Se presentan picos de trabajo para el puesto? ¿Se podrían disminuir estos picos de trabajo?
Resumen:
El CDT nos permite saber:
1 Qué se hace
1 Quién lo hace
1 Qué tiempo le lleva
1 Cómo hace la tarea
1 Dónde la hace
7.2. MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS
7.2.1. DIFERENCIA ENTRE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
La organización administrativa está compuesta por la estructura y los sistemas administrativos.
Un SISTEMA es un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o de una actividad.
Un PROCEDIMIENTO es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Es mediante los procedimientos que se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.
Las OPERACIONES son los paso o acciones que es necesario desarrollar para ejecutar un procedimiento.
Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente relacionados.
Las actividades de Organización y Sistemas abarcan la totalidad de la organización, desarrollándose tanto a nivel de la estructura administrativa como de los procedimientos de trabajo.
En el campo de los procedimientos, los problemas son numerosos y variados:
- asegurar flujos de operaciones ágiles y constantes,
- evitar el exceso de burocracia,
- adecuar con flexibilidad prácticas normalizadas y adaptarlas a situaciones nuevas,
- promover una eficaz delegación que descongestione a los niveles ejecutivos superiores.
El análisis de los procedimientos busca la maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos. Esta se debe lograr con la presencia de un sistema de información que posibilite las comunicaciones ágiles y precisas entre sus componentes, lo que hace necesario la sistematización de los procedimientos administrativos.
Cabe destacar la diferencia entre procedimientos (concepto ya visto) y procesos.
Se entiende por PROCESO el conjunto ordenado y acotado de actividades interrelacionadas, que partiendo de ciertos insumos los transforma en bienes y servicios de mayor valor.
7.2.1.1. CONCEPTO Y ALCANCE DE LA TÉCNICA. NOCIONES DE LAS HERRAMIENTAS.
Diagrama de procedimientos
Consiste en la representación gráfica de los procesos de trabajo, o sea, de la secuencia de operaciones realizadas con un determinado fin.
Este diagrama se puede aplicar tanto a procedimientos industriales como administrativos.
Los procedimientos industriales son de carácter repetitivo, procesan elementos tangibles y su producto también es tangible. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes por medio de los cuales opera.
Es uso de un lenguaje específico, gráfico, permite a través de su análisis, detectar más fácilmente la deficiencia de un procedimiento.
Ventajas del cursograma:
ü aplica a cada actividad administrativa un nombre que se repetirá siempre frente a la misma actividad, lo que elimina cualquier ambigüedad y permite una precisión imposible de lograr con el lenguaje corriente,
ü facilita una apreciación de conjunto del procedimiento.
ü evita las diferencias de interpretación.
Utilidades del cursograma: Pueden utilizarse para diversos efectos:
ü Para realizar relevamientos de información o para sistematizar la información relevada, en un cursograma que se denomina “actual” o “vigente”;
ü Para analizar un procedimiento y detectar problemas;
ü Para diseñar propuestas de cambio, en un cursograma que se denomina “propuesto”;
ü Para comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.
A los efectos legales de diseñar un cursograma, cabe destacar que no existe universalidad de criterios respecto a su graficación. Existe una gran variedad de lenguajes: Asme, Asa, Planus, Louis, Inglés, Iram, BG, etc.). En este curso veremos solamente dos: ASME y ASA.
En todos los sistemas, como en cualquier lenguaje, existen una serie de símbolos y un conjunto de reglas que combinan los símbolos y los hacen útiles como forma de expresión. El símbolo es un elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos de trabajo.
Código ASME
Su aplicación es fundamentalmente, para procedimientos de tipo industrial. También se aplica con limitaciones, en procedimientos administrativos.
Su principal ventaja es que reduce las operaciones posibles en un procedimiento a solamente cinco:
Operación: simboliza toda acción de creación, cambio o adición de algún elemento en el proceso.
Transporte o traslado: simboliza el movimiento de un punto a otro.
Inspección o control: simboliza el cotejo o verificación contra un criterio determinado.
Demora o espera: simboliza las detenciones transitorias delproceso durante las cuales no se realiza operación alguna.
Almacenamiento o archivo: simboliza el archivo de portadores de información o el almacenamiento de objetos.
El formulario que se utiliza para su diseño consta de cinco columnas, una para cada símbolo (que equivale a una operación). Estos símbolos se relacionan mediante líneas a efectos de visualizar el circuito correspondiente.
Lo que no muestra el diagrama ASME son los documentos utilizados y los puestos de trabajo en que se realizan las operaciones. Esto plantea importantes dificultades que sólo pueden evitarse a través de anotaciones fuera del diagrama.
Desarrollo del gráfico:
a) Decidir el procedimiento a diagramar
b) Definir el punto de partida y el punto final
c) Describir cada paso
d) Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
e) Seleccionar el símbolo
f) Sumar cantidades
Código ASA
El avance tecnológico en el procesamiento de la información obligó a estandarizar terminologías, lenguajes, sistemas de comunicación y otros instrumentos del procesamiento de información. Esto llevó a la American Standard Asociation (ASA) a desarrollar símbolos estándar para la descripción y análisis de problemas de procesamiento de información.
El ASA resulta ser un sistema diferente al ASME, resaltando principalmente la importancia de la información dentro de los procesos administrativos.
Con la información se pueden realizar solamente cinco operaciones:
· REGISTRAR: anotar un dato en un portador de información,
· COMUNICAR: transferir un dato de un punto a otro,
· CONTROLAR: cotejar un dato para establecer su coincidencia o no con un criterio determinado.
· COMPUTAR: obtener un nuevo conocimiento a partir de por lo menos dos datos conocidos.
· ARCHIVAR: guardar información para recuperarla en otro momento.
Los procedimientos administrativos están asociados con los portadores de información, (formularios, registros, etc.), que son los instrumentos a través de los cuales se opera con la información.
Símbolos del código ASA
Los símbolos básicos se corresponden con las cinco operaciones que se pueden efectuar con la información:
REGISTRACIÓN: Indica la grabación de información en un portador.
COMUNICACIÓN: Indica la dirección del flujo de operaciones, o sea, la secuencia en la que se ejecutan las operaciones con la información. Se usa para la transferencia de un portador de un sector a otro, y para la ligazón de dos operaciones consecutivas dentro del mismo sector.
Cuando la comunicación es sin portador (verbal, telefónica o personal) se utiliza una línea quebrada.
CONTROL: Implica selección de alternativas.
COMPUTO: Consiste en la obtención de un nuevo conocimiento a partir de la información conocida. Generalmente se refiere a operaciones matemáticas o lógicas.
ARCHIVO: Indica la acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a un criterio de clasificación.
Los símbolos referidos a los portadores de información son:
FORMULARIO: Representa a todo portador de información, realizado en papel o cartulina, en el que se registran datos en forma manual, mecánica o eléctrica.
LISTADO O INFORME: Representa a los listados producto del procesamiento electrónico de datos y a los informes producto de elaboraciones humanas.
Los símbolos referidos a los portadores utilizados en procesamiento electrónico de datos son:
FICHA PERFORADA
CINTA PERFORADA
CINTA MAGNÉTICA
DISPLAY
Los símbolos auxiliares utilizados son:
PROCESO PREDEFINIDO: Se utiliza cuando en un procedimiento se realizan operaciones cuya secuencia ya ha sido definida anteriormente. Sustituyendo a dicha secuencia se coloca el símbolo correspondiente indicándose el nombre de la rutina a la que se hace referencia.
CONECTOR
CONECTOR
Reglas de diagramación
1. Para su confección se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, indicándose en el encabezamiento de las mismas el nombre de la unidad o del puesto de trabajo en el que se ejecutan las operaciones.
2. Es importante definir el grado de detalle con que se trabajará, preservándolo a lo largo del mismo.
3. No se representan hechos físicos sino únicamente operaciones con la información.
4. El flujo normal de las operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, no pudiéndose utilizar líneas quebradas ni diagonales.
5. Cuando se cruzan dos líneas una de ellas debe formar en la intersección un pequeño codo para distinguirla de la restante.
6. Las operaciones deben numerarse mediante números ubicados en círculos que se grafican a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación. Esta numeración debe coincidir con las indicaciones de cada operación del Manual de Procedimientos.
7. Las líneas de comunicación que relacionan los símbolos, parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por punto medio del lado superior del símbolo siguiente.
8. Cuando en un formulario se registran datos, deben indicarse dentro del símbolo cuáles son esos datos. Si el texto a registrar superara el espacio del símbolo, se completará la escritura debajo del símbolo, dentro de un ángulo abierto al efecto. De la misma manera, el contenido de la comunicación sin portador (verbal, personal o telefónica), debe establecerse en un ángulo debajo del símbolo correspondiente.
9. Si lo que debe registrarse son todos los datos que lleva ese formulario se registra dentro del símbolo la palabra “TODO”.
10. Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado. Pero, no es necesario volver a graficarlo, sin perjuicio de sus entradas y salidas del proceso. Para no repetir el símbolo, es suficiente con hacer constar sobre la línea de comunicación el código del formulario y las copias que circulan por la línea de flujo.
11. Dentro del símbolo de formulario puede anotarse su código en el ángulo superior izquierdo y su nombre en el centro del mismo.
12. La cantidad de copias de un formulario se representa mediante rectángulos numerados ubicados en la parte inferior del círculo: 0=original, 1=primera copia, n= si se desconoce la cantidad de copias.
13. Cuando un formulario sale del procedimiento y no se desea indicar las operaciones siguientes que con ellos se realizan, alcanza con establecer el destino de cada uno incluyendo el código de sección a donde se dirige en la parte inferior del símbolo.
14. La destrucción de un formulario se indica mediante la letra “X”
15. Debe controlarse que todos los formularios ingresados al procedimiento y sus respectivas copias tengan un destino. Caben tres posibilidades en este sentido, archivo, destrucción o salida a otro sector no comprendido en el procedimiento.
16. Dentro del símbolo de control debe indicarse la pregunta cuya respuesta determine la selección de una alternativa.
17. Cuando de un control puedan derivarse más opciones, se representa utilizando parámetros.
18. Dentro del símbolo de cómputo debe indicarse la operación que se realiza, anotándose la fórmula por la cual se efectúa el cómputo.
19. Cuando se hace referencia a un proceso predefinido, debe indicarse dentro del símbolo su denominación, y los pasos que comprende dentro del mismo.
20. Dentro del símbolo de archivo, debe anotarse la denominación del mismo, a la derecha en la parte inferior del símbolo, debe indicarse el criterio de clasificación del mismo.
7.3. SOPORTES DE INFORMACIÓN
Los formularios constituyen el medio principal para comunicar, trasmitir y registrar información, particularmente datos cuantitativos, dentro y fuera de la Organización. Son instrumentos formales indispensables para un adecuado procesamiento del flujo de datos en la empresa.
Si bien los avances tecnológicos, sobre todo el desarrollo de la informática, han disminuido su papel protagónico en la Organización, como exclusivos portadores de la información generada, se mantiene su plena vigencia que los dispositivos electrónicos tienden a reemplazar gradualmente a los formularios, pero no a su contenido.
Funciones de los formularios
Aunque sus posibilidades de aplicación son amplias, es posible destacar los siguientes objetivos principales:
ü Recolección de información que afecta a la Organización
ü Almacenamiento de información recogida.
ü Transporte de información requerida.
ü Recuperación de información almacenada
Aportes que realizan a la Organización:
ü La conducción del curso de los procedimientos administrativos, sistematizando la registración de los hechos administrativos y permitiendo uniformar el tratamiento de las tareas similares.
ü El control de las actividades de la empresa.
ü El desarrollo de una gestión eficaz a partir de la disposición de información oportuna y confiable, procedente de un registro metódico de datos y hechos administrativos.
Clasificación de formularios:
A continuación se exponen algunas formas de clasificación de los formularios así como los motivos que las fundamentan:
ü Según el procedimiento en que intervienen se clasifican en:
· Continuos: corresponden a un ambiente de procesamiento informatizado.
· Discontinuos: son formularios tradicionales en el ámbito administrativo.
ü Según la cantidad de ejemplares que contenga el juego se clasifican en:
· Simples
· Ejemplares Múltiples
ü Según sus formatos se clasifican en:
· Normalizados: mejoran el almacenamiento pudiéndose utilizar muebles, y contenedores standard, de tamaño y diseño homogéneo.
· Aún no normalizados:
ü Según su uso o finalidad. Esta clasificación es distinta de la procedimiento, dado que puede haber formularios con uso y finalidad similar, que intervienen en distintos procedimientos y viceversa.
ü Según su ámbito de comunicación se clasifican en:
· Fijos: son aquellos cuya finalidad es conservar información para consulta.
· Circulantes: su finalidad principal es trasmitir información.
7.3.1. NOCIONES DE DISEÑO DE FORMULARIOS
El estudio del tema de los formularios, debe ser considerado a partir de un enfoque que contemple una mejor utilización de la información y una mayor coordinación entre el formulario y el proceso en que interviene.
Para ello se entiende encararlo a partir de la definición de un sistema de administración de formularios, que abarque en forma integrada los procesos de análisis, diseño y control a la luz de los requerimientos administrativos de la Organización en su conjunto.
También se deberán considerar temas tales como distribución, cantidades a mantener en stock a partir de consumos esperados, costos de almacenamiento y lotes económicos de compra.
Objetivos del sistema de administración de formularios.
· Eficacia: Lograr impresos cuya utilidad redunde en beneficio de la Organización.
· Economicidad: cuida todo lo relacionado con su costo.
· Oportunidad: cuidar que exista coherencia del sistema de información de la Organización ante la solicitud de creación o modificación de un formulario considerándolo en el ámbito del Sistema.
Diseño de formularios
Si bien el formulario debe ser considerado como un todo integrado, a efectos del estudio de su diseño, es posible distinguir dos aspectos:
ü Aspectos funcionales: aquí se considerarán:
v Cantidad de ejemplares necesarios.
v Secuencia en la elaboración y/o organización de los datos.
v Datos que deberá contener
v Destino final de los diversos ejemplares
v Determinación del consumo probable para calcular lote económico de compra.
ü Aspectos formales: Estos se refieren fundamentalmente a:
v Elementos materiales:
- Papeles a emplear
- Calidad y Color
- Formato del formulario
- Procedimiento de impresión
- Tipografía
- Uso de los carbónicos, carbonicados o carbónicos químicos.
v Disposición de los datos:
- Márgenes de archivo.
- Denominación del formulario.
- Matriculación del formulario.
- Pie de imprenta
- Prenumeración
- Orden de datos: Pueden ser ordenados de dos formas:
ž En base a su llenado
ž En base a sus usos posteriores
- Datos fijos y variables.
- Señales en el formulario
- La firma (visto bueno) responsable
- Columnas angostas con títulos prolongados
- Respuestas dirigidas
- Zonas con datos premarcados.
- Requisitos legales.
Los formularios en un ambiente informatizado
La introducción de las computadoras en la administración de las organizaciones como elementos de recolección, almacenamiento, trasmisión y presentación de datos ha provocado cambios considerables en las rutinas de trabajo.
Si referimos este impacto concretamente al caso de los formularios, es evidente que se han introducido diversas modificaciones:
ž Desaparición de una parte importante de los impresos utilizados, los que han sido sustituidos por pantallas conectadas a equipos electrónicos.
ž Sustitución de archivos físicos de papel, por archivos almacenados en la memoria de las computadoras, con actualización instantánea.
ž El ingreso de la información podrá hacerse directamente por el usuario responsable de la operación o a partir de una forma escrita. Pero en todos los casos se accede a una información previamente codificada, por lo cual los datos a considerar en el diseño del formulario serán de menor volumen que en el caso de escrituración manual.
En el sistema de análisis y diseño de formularios en el ambiente informatizado encontramos:
Formularios de entrada: son los que se destinan parcial o totalmente a la registración de datos que sirven de ingreso a algún sistema computarizado.
Formularios de salida: Son los que emiten los equipos de procesamiento de datos. En caso de la información escrita se destacan:
ž Formularios continuos
ž Formularios individuales
7.3.2. LA INSTRUMENTACIÓN DEL CAMBIO APLICANDO LA HERRAMIENTA.
¿?
7.4. DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS
7.4.1. CONCEPTO E IMPORTANCIA
La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa, depende en gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local de trabajo.
Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos ambientales, la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios.
De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra, la distribución física es “la posición relativa de los departamentos, secciones o escritorios dentro del conjunto de una fábrica, oficina o área de trabajo; de las máquinas, de los puestos de almacenamiento y del trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección, de los medios de suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios, todo relacionado dentro del flujo de trabajo”.
La distribución de espacio físico abarca pues dos ámbitos y permite dos niveles de análisis:
§ Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de trabajo, muebles y equipos utilizados por una Unidad, reduciendo distancia entre aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí.
§ General a nivel de locales, mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento entre Unidades y los recorridos de documentación, material, clientes y público, entre dos o más servicios.
Vinculación con otras técnicas de racionalización administrativa:
Ø Estructura Organizativa: Las unidades administrativas existentes y las relaciones de jerarquía deben ser consideradas en el diseño de las soluciones, ya que debemos lograr la proximidad entre directivos y asesores y la contigüidad entre departamentos y unidades subordinadas. La existencia y dimensión de los despachos particulares también dependerá del nivel jerárquico del empleado.
Ø Procedimientos administrativos: La disposición de los muebles, máquinas y equipos en general, debe tener relación con el flujo de trabajo dentro de una oficina. El procedimiento nos indica una serie de pasos que se realizan en forma secuencial. El recorrido de los documentos debe seguir un trayecto lo más lineal posible. También, la secuencia de los procedimientos más importantes que involucran a varias unidades, determina la necesidad de que dichas unidades se ubiquen en lugares cercanos.
Ø Formularios: Toda carpeta o ficha debe guardar relación con el archivador o fichero que la va a contener. El uso de archivos y muebles de dimensiones normalizadas mejora la posibilidad de reordenación u de adaptación del equipamiento a nuevas distribuciones. Los formularios forman parte de los documentos cuyos recorridos en tiempo y espacio deben ser minimizados por esta técnica de disposición de oficinas.
Ø Cuadro de Distribución de trabajo: la información acerca de qué realiza cada empleado y las tareas comunes entre varias personas, es fundamental a la hora de definir la ubicación física de los puestos de trabajo.
Ø Medición de Trabajo: Al estudiar la distribución de espacios y elementos físicos en forma concordante con los procedimientos, se busca que el recorrido de los documentos sea el menor posible y analiza la frecuencia de relaciones interpersonales en el trabajo para decidir la proximidad entre puestos de trabajo y unidades.
Objetivos de la técnica de disposición de oficinas
v Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados, clientes, usuarios y público en general.
v Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo mas recta y corta posible,
v Facilitar la supervisión de personas y actividades,
v Contribuir a una mayor seguridad de personal y equipos,
v Facilitar los procesos naturales de crecimiento y expansión de la empresa.
De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres factores:
Þ Sociales: lograr el bienestar y elevar la moral de los trabajadores.
Þ Económicos: Ahorrar costos y espacio, reducir movimientos, tiempo y desplazamientos
Þ Administrativos: Facilitar la supervisión, claridad en recorridos de documentos y evitar congestionamiento de público.
¿En qué oportunidad se aplica esta técnica?
Ø Creación de la empresa
Ø Construcción de un edificio.
Ø Mudanza a un nuevo edificio
Ø Redistribución de espacios
Principios que se deben respetar en la aplicación de esta técnica
ü Recorridos mínimos
ü Utilización racional del espacio
ü Flexibilidad para ampliaciones futuras
ü Requisitos de los equipos especiales
ü Requisitos de bienestar y seguridad
Estudio del medio ambiente
El estudio en detalle de los factores ambientales que influyen en la realización del trabajo, es muy complejo y supone alternativas y soluciones que sólo los especialistas nos pueden brindar. Sin embargo los gerentes, jefes y el analista del O y S, deben conocer el impacto que los factores tales como ruidos, luz, colores, temperatura, pueden tener sobre el rendimiento en el trabajo.
7.5. EL CONTROL COMO ÁMBITO
7.5.1. CONCEPTO Y FACTORES DETERMINANTES
Elementos del control.
1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
Importancia.El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
